那如何才能有效減少或避免這筆額外費用的產生呢？不得不從展臺的基礎抓起，展臺搭建公司的參與者：設計師、施工人員還有參展商，三者缺一不可。一個的設計師，在設計策劃展臺之際他便會將展臺規劃、展臺設計、施工材料等問題納入考慮范圍，而施工人員也必定會仔細考慮展臺材料、循環利用等問題，在達到參展商要求的前提下，三者相互溝通互相交流，三方意見達成共識后一定能有效減少和避免處理廢棄材料和拆除展臺時所帶來的額外費用。
現階段，各大展商為了減少費用、實現環保，進而想到循環利用。一些用來支撐和固定作用的材料是可以循環再利用的，有利于環保，因為大多數都是鋁制品或鋼材，現在甚至生產出了紙制代替品，方便回收再利用。
展臺搭建公司本身也是需要隨著時代發展，與時俱進的。但是除了發展，還需要有現代人們的環保觀念，重復使用展臺上的施工材料。
對于長年負責展臺搭建的參展商而言，由于多年經驗的積累，同展臺搭建商在前期會交代的比較明確。而對于初次負責展臺的人來說，這方面就缺乏經驗，不清楚什么材料在施工完是什么效果，包括何種材料在成本上比較低，那種材料成本極其昂貴等，碰到這樣的參展商就很麻煩，展臺搭建公司的業務人員如果對工藝也是一知半解，那么雙方在很多方面就會存在溝通障礙或誤導，從設計到簽訂合同，再到施工，雙方也許沒有太多的問題出現，而問題爆發基本上是在參展商進入搭建現場，看到自己展臺的效果與自己預期的出入很大，這時候再溝通，小問題到好解決，大問題就只能死扛了。
舞臺的美觀度
在舞臺搭建完成過后，會在舞臺上鋪上地毯，其顏色按照客戶的要求來定制，舞臺的周圍用圍邊圍起來，一個非常美觀的舞臺就成型了。
在舞臺美化時，地毯一定要用嶄新的，圍邊一定要無縫拼接，做好這些細節，才會讓舞臺更美觀、更大氣。
