那如何才能有效減少或避免這筆額外費用的產生呢？不得不從展臺的基礎抓起，展臺搭建公司的參與者：設計師、施工人員還有參展商，三者缺一不可。一個的設計師，在設計策劃展臺之際他便會將展臺規劃、展臺設計、施工材料等問題納入考慮范圍，而施工人員也必定會仔細考慮展臺材料、循環利用等問題，在達到參展商要求的前提下，三者相互溝通互相交流，三方意見達成共識后一定能有效減少和避免處理廢棄材料和拆除展臺時所帶來的額外費用。
展會場地搭建的主要特點就是工期短，工程強度大，而且這需要在展覽館內部進行，所以在施工方面會有局限性，這給展會場地搭建帶來了很多不可預估的麻煩，并且在施工的過程中還會有其他工藝或者是材料等發生問題，這又給施工過程中帶來了損失。因此展臺搭建施工前明確工藝和材料才是明智之舉。
舞臺的美觀度
在舞臺搭建完成過后，會在舞臺上鋪上地毯，其顏色按照客戶的要求來定制，舞臺的周圍用圍邊圍起來，一個非常美觀的舞臺就成型了。
在舞臺美化時，地毯一定要用嶄新的，圍邊一定要無縫拼接，做好這些細節，才會讓舞臺更美觀、更大氣。
舞臺的尺寸
戶外舞臺搭建一定要有尺寸的限制，因為其鋪設的木板是有一定規格的。尺寸不搭配，不僅會影響美觀度，還會使費用增加，在舞臺尺寸確定的時候，能夠起到事半功倍的效果。
