嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個聯系，一定要溝通好時間、地點，對于要上臺致辭的嘉賓也要提前說明。為了傳達更好的企業形象，可以邀請政府領導、行業大咖、業界名人、KOL甚至邀請明星、網紅站臺。
編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料，將材料裝在特制的包裝袋內發給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。
慶典活動的接待工作;設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務;對重要來賓，要由組織領導親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。
想要舉辦一場成功的慶典活動，把每一個環節都做好，現在企業舉辦慶典活動，多半是以營銷為目的，所以宣傳是很重要的；選擇這個慶典的主題，根據主題布置慶典的場地，記住：主題一定要有新意、創新、吸引力等;慶典的時間，盡量選擇周末或者節假日，這樣無形中會增加人流量，現場的規模會直接影響慶典的氛圍。
時間的選擇，具有非常重大的作用。風口上，豬都會飛起來。可見時機的對活動策劃的作用的意義。
企業活動慶典可根據市場推廣時機與活動慶典結合起來，如產品上市、產品促銷、論壇峰會、新聞發布會等，層層遞進、環環相扣。