企業郵局發展初期，主要是有實力的大單位自建郵局系統為主，后來，隨著專業外包郵局提供商的出現，采用外包郵件服務逐漸成為廣大單位的，主要原因是：
一. 自建郵局系統費用比外包郵局費用高
麻雀雖小，五臟俱全；自建郵局系統無論是放在自己的機放房還是托管，都需要以下費用：
綜上，即使自建郵局系統都選用的低檔設備和服務，其一次性投入都需要以十萬為單位，每年的使用費用還需要幾萬元，人工運維成本還沒有計算。(而這樣的郵局系統的品質還非常低，數據性也得不到保證)
二．自建系統的品質遠低于外包郵局護隊伍，否則，其性能和外包郵局根本無法相比：
1、自建郵局的設備和外包郵局遠不是一個檔次；自建郵局在服務器設備和機房環境的性能很低，比不上運營近20年五星級的電信級機房。
2、自建郵局的性太弱，病毒郵件橫行，隨時都有數據崩潰的隱患；而外包郵局一般都有專業級防火墻，入侵檢測，流量檢測，備份系統等等多種手段；
3、自建郵局反垃圾，防病毒只是初級水平，根本無法做到深度的反垃圾，實現不了實質的攔截；外包郵局服務商除了購買專業級的反垃圾網關以外，一般都有自己開發獨特的反垃圾系統來達到進一步的反垃圾水平。
4、自建郵局對運營商的互聯互通問題束手無策，南北互通問題尤其顯著；
5、自建郵局和國際國內的郵局服務商及管理機構的協調能力相當弱；
6、自建郵局的維護隊伍及時處理故障的能力弱，企業沒法實現全天候運維；外包郵局服務商實現7*24*365的運維服務，響應時間為5分鐘，隨時隨地提供售后服務。
三．自建系統維護工作量大，風險高
自建郵局系統，對于管理員來說增加了很大的工作量，他要面對：
1、硬件故障：
普通服務器具有單點故障，無論是從CPU、內存、總線、控制器、硬盤、網卡等都
具有單點故障，任何一個部分出現問題就會產生系統故障，都需要人力的大量投入，并且造成服務的中斷（這點對于郵件系統來說是致命的）。而專業的外包郵件服務商比如網易的企業郵件平臺采用全集群、多層次、全冗余的無單點故障設計，可以為每個用戶提供穩定、、的服務。
2、操作系統故障：
操作系統作為一個應用系統的基本平臺，也是需要耗費大量的人力去處理的。操作
系統需要定期不停的補丁，包括windows系統、Linux系統都需要用戶不斷的關注操作系統網站的更新通告，并且不停的打一些補丁，從而保證系統更。打補丁會有兩個風險，首先一旦一個被公告的補丁忘了打了，就等于在系統上開了一個大家都知道的口子，讓人可以隨時入侵，其次打補丁的時候機器需要重新啟動，造成了郵件服務的中斷，對郵件系統來首是不利的。而外包郵局運營商一般采用多服務器集群系統，可以一個一個服務器的打補丁，有效規避了打補丁重啟對郵件系統造成的中斷。
3、托管環境故障：
無論如何完美的共享托管環境中，都會遭受到一些意想不到的故障。包括網絡連通
性的故障、電力和空調的故障、同組機器受攻擊產生的流量阻塞故障、本機器受DDOS等類似攻擊而產生的故障。上述任何故障的實現，都不是企業自身能夠獨立解決的，需要協調托管方，乃至于電信方協調解決。作為一個非專業郵商企業，這種協調力量顯而易見。
4、帶寬環境故障：
和托管環境類似，企業對帶寬的控制能力也非常弱，也受到帶寬環境的限制。而如
果做冗余的帶寬，則需要企業付出更高的成本。
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