年關(guān)將至，各種項目工作總結(jié)匯報陸續(xù)走起，2020年工作計劃及費用預算申請待發(fā)狀態(tài)，發(fā)給老板的郵件可得千千萬萬小心斟酌字眼，忌犯寫郵件的低級錯誤，影響個人在老板面前的職業(yè)形象不說，誤傷腰包年終獎的厚度可就欲哭無淚捶胸頓足了。
作為一名合格的職場人士，無論對內(nèi)工作匯報還是對外進行商務或招聘，應當使用有公司專屬的域名郵箱。試想，甲方爸爸收到供應商發(fā)來的合同付款信息郵件使用的是個人免費郵箱時如何感想，首先會質(zhì)疑這一封是否詐騙郵件，其次質(zhì)疑合作方的專業(yè)靠譜程度，煮熟的鴨子都飛了。
秘訣一：寫郵件匯報的技巧
先總后分的撰寫，要素：標題、稱呼、背景、目的、希望上級如何處理、摘要、具體內(nèi)容、附件。
1. 標題引發(fā)關(guān)注，一句高度的總結(jié)概況讓人一目了然；背景和目的是鋪墊，需要簡明扼要；內(nèi)容比較長時提供摘要。
2. 明確點出希望上級做何處理，例如請批示/請指導/ 請指正/請給予意見。
3. 有問題或風險的、拿不準的、失誤的都要客觀提出，并在客觀事實基礎上提出自己的見解。
4. 如有必要，可將附件內(nèi)容粘貼在郵件正文，方便領(lǐng)導過目。
5. 邏輯和文字清晰、忌模棱兩可，有理有據(jù)，字斟句酌，不犯低級錯誤。
秘訣二：寫郵件申請的技巧
1.學好秘訣一，同時寫郵件申請時需客觀、有理有據(jù)的把整個申請事項表述清楚。
2. 數(shù)據(jù)不利的情況，則需化體現(xiàn)“喜”的一面，淡化“憂”的一面，同步出解決方案；注意：不是只報喜不報憂，是強調(diào)“喜”的價值可抵消“憂”的損失，用事實證明已經(jīng)盡全力去降低“憂”的損失。
秘訣三：寫郵件的基礎禮儀
1. 忌漏寫標題，標題簡明扼要重點突出，發(fā)送前仔細檢查收件人是否正確，特別是敏感商務合同、法務、財稅數(shù)據(jù)往來郵件。
2. 郵件正文恰當禮貌的稱呼收件人，注意郵件內(nèi)容的語氣，同級別、上下匯報，對外商務往來均可多選擇適當禮貌的詞語，例如“請”“知悉““謝謝”等。
3. 字體統(tǒng)一格式清爽，內(nèi)容較多時，用歸納的方式把事情用“1、2、3”分段闡明，重要字段可通過加粗字體或顏色提醒，忌通篇多處加粗字體標顏色，顯得雜亂無重點。
4. 同一事項的郵件往來，需在原郵件基礎上回復，以便收件人隨時翻閱了解事件的進度，注意使用區(qū)分使用“回復“和”回復全部“功能。
5.如果郵件含有附件，可在郵件正文提醒收件人查收，附件文檔命名清晰，如有多個附件可以壓縮成一個文件，但千萬別忘記添加附件，附件過大時對方的郵箱未必能接收，建議發(fā)送后與收件人進行確認。
6. 商務郵件往來不宜使用二次元網(wǎng)絡名以及(●’?’●)之類的表情包或3Q之類網(wǎng)絡火星文，顯得不夠嚴謹專業(yè)和重視，郵件發(fā)送前仔細檢查標題、稱呼、正文內(nèi)容是否有誤。
7.郵件正文尾部添加簽名檔，簽名內(nèi)容體現(xiàn)姓名、公司、地址和聯(lián)系方式 ，讓收件人清晰的知道你的職業(yè)信息。
網(wǎng)易郵箱22年一直以注重郵箱為重任，多年來不斷更新系統(tǒng)和郵件知識防范未然，是國內(nèi)一家獲得EAL3+級證書的企業(yè)郵箱。深圳市創(chuàng)易網(wǎng)絡（www.163mail.cc），是網(wǎng)易企業(yè)郵箱華南地區(qū)一家全國5A級經(jīng)銷商，多年郵箱運維經(jīng)驗，客服業(yè)務團隊經(jīng)受網(wǎng)易總部嚴格考核，力求達到專業(yè)專注，多年獲得網(wǎng)易和廣大客戶的認可。網(wǎng)易企業(yè)郵箱聯(lián)系熱線400-0030-163。