自適應性。對于中小企業客戶，其網絡環境和質量都不能高估，更和國企、政府的光纖專網難以媲美。所以中小型企業還要求視頻會議系統可以在Internet網絡上保持優質的音視頻效果，并在所需的接入網絡帶寬及維護成本等方面有良好的表現。
視頻會議過程中能夠聽到自己的聲音
視頻會議過程中，發現能夠聽到自己的聲音又傳回來了，例如很多手機當用免提的時候，也很容易出現該種情況，這類主要是音頻設備沒有選擇好。雖然現在的視頻會議軟件都擁有消除回聲功能，但是沒有一個能夠真正將回聲消除的，所以還需要后前端的音頻設備來匹配，比如艾力特音頻的全向麥克風，需要其自帶回聲消除功能，這樣才能確保對方的聲音從喇叭出來，不會從產品的拾音部位又傳出，導致回聲。若由于條件所限，可以降低音頻輸入設備的靈敏度，增加拾音設備和揚聲器，功放的空間距離，減小聲音和通過距離效應改善回聲。
影響畫面質量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。
燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(約3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋，并且應選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果，避免使用熱光源。