自適應性。對于中小企業客戶，其網絡環境和質量都不能高估，更和國企、政府的光纖專網難以媲美。所以中小型企業還要求視頻會議系統可以在Internet網絡上保持優質的音視頻效果，并在所需的接入網絡帶寬及維護成本等方面有良好的表現。
視頻會議系統利用高科技的設備終端進行遠程通信連接，從而達到雖遠隔萬里卻能非常近距離的進行會議溝通交流，其實視頻會議系統的好處可以體現在企業應用視頻會議的多個方面，視頻會議系統的好處之一就是有效率，同一件事和以往的處理方式相比，使用視頻會議系統決策者得到信息的速度更快，能與更多相關人員交流，從而有更多參與者提供意見和建議。對于突發事件，也能進行更快速的處理，傳統的會議交流方式已經不能滿足人們對信息的需求，視頻會議系統的好處是自然的交流方式，從講話人的形態、表情等來領會對方的意思，從而好的表達相應的觀點，促進和諧交流。
燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(約3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋，并且應選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果，避免使用熱光源。
大屏幕顯示
常見的會議室顯示屏有：小間距LED拼接、LCD液晶拼接、DLP拼接、投影機正投或背投。
對于顯示效果而言，小間距具有無以倫比的技術優勢，可以做到真正的完全“無縫”。智能亮度可調，廣電級的色域和色彩還原。